구글 시트 재고관리 대시보드 만드는 법 입고 자동화까지

시작하며

구글 시트 재고관리는 단순히 보기 좋은 표를 만드는 데서 끝내면 활용도가 크게 떨어진다. 현재 재고를 대시보드에서 확인하고, 부족한 품목을 바로 찾고, 영수증 사진으로 입고 내역까지 입력할 수 있어야 실제 매장이나 소규모 사업장에서 손이 덜 간다.

인공지능을 활용하면 코딩 경험이 많지 않아도 구현할 수 있지만 한 가지는 짚고 가야 한다. 구글 시트의 제미나이 기능이 모든 무료 계정에 동일하게 제공되는 것은 아니다. 2026년 8월 현재 시트 안의 제미나이 기능은 이용 가능한 구글 워크스페이스 또는 구글 인공지능 요금제 조건이 붙는다.

따라서 ‘전부 무료’라고 생각하기보다 내가 쓰는 계정에서 어떤 기능을 사용할 수 있는지 먼저 확인하고 시작하는 편이 낫다. 반면 앱스 스크립트를 이용해 시트와 웹 화면을 연결하는 방식 자체는 꽤 활용도가 높다.

 

 

1. 먼저 해야 할 일은 데이터 구조부터 정리하는 것이다

재고관리 대시보드를 만들 때 초보자가 가장 쉽게 하는 실수가 시트 데이터를 몇 줄 복사해서 인공지능에 넘기는 것이다.

예를 들어 품목이 100개인데 처음 10개만 복사하면 그 10개에 없는 거래처, 단위, 입출고 구분값을 인공지능이 모를 수 있다. 결과적으로 화면은 만들어졌는데 일부 데이터만 제대로 집계되는 문제가 생긴다.

그래서 먼저 시트의 데이터 스키마(data schema)를 정리하는 게 좋다. 쉽게 말하면 어떤 시트에 어떤 열이 있고, 각 열에 어떤 값이 들어가는지를 한 번 정리해 두는 것이다.

입출고 내역이라면 날짜, 품목명, 거래처, 입고량, 출고량처럼 구성할 수 있고 품목 시트라면 품목명, 분류, 안전재고, 현재재고처럼 나눌 수 있다.

여기서 중요한 부분은 실제 데이터를 통째로 넘기는 것이 아니다. 열 이름과 데이터 형태, 서로 연결되는 값을 명확하게 알려주는 것이다.

구글 시트의 제미나이는 표 생성뿐 아니라 데이터 분석, 차트 작성, 필터와 피벗 테이블 같은 작업도 지원한다. 계정에 해당 기능이 활성화돼 있다면 시트 구조를 파악하고 정리하는 단계에서 꽤 유용하다.

개인적으로 이런 자동화에서 화면 디자인보다 먼저 볼 부분도 여기라고 생각한다. 데이터 구조가 엉켜 있으면 예쁜 대시보드를 만들어도 숫자를 신뢰하기 어렵다.

 

2. 구글 시트와 앱스 스크립트를 연결하면 웹 대시보드가 된다

구조가 정리됐으면 인공지능에 원하는 화면과 기능을 설명해 코드를 만들 수 있다.

보통 앱스 스크립트에서는 서버 쪽에서 시트 데이터를 읽고 계산하는 코드와 사용자가 보는 웹 화면을 분리한다. 웹 화면에는 HTML을 사용하고, 시트 조회와 데이터 처리는 앱스 스크립트 쪽에 넣는 식이다.

여기서 대시보드를 처음부터 복잡하게 만드는 것보다는 현재 재고, 입출고 내역, 부족 품목 정도부터 구현하는 게 낫다.

특히 현재고를 단순 숫자로만 보여주기보다는 안전재고보다 적은 품목을 따로 집계해 두면 실사용성이 크게 달라진다.

재고 부족 숫자가 ‘3개’라고만 표시되면 결국 표를 다시 내려가서 찾아야 한다. 반대로 숫자를 눌렀을 때 어떤 품목이 부족하고 최근 얼마나 사용됐는지 보여주면 주문해야 할 품목을 바로 판단할 수 있다.

앱스 스크립트는 프로젝트에서 배포 → 새 배포 → 웹 앱 방식으로 브라우저에서 실행되는 웹 앱을 만들 수 있다. 웹 앱은 실행 주체와 접근 가능한 사용자를 따로 설정할 수 있다.

이 부분이 재고관리에서는 상당히 중요하다.

조회용 화면과 입력용 화면의 권한을 똑같이 설정할 필요가 없기 때문이다.

 

3. 조회 대시보드와 입고 등록 화면은 권한을 나누는 편이 낫다

재고 현황만 보여주는 대시보드는 상황에 따라 여러 사람이 볼 수 있다. 반대로 입고 수량을 변경하는 화면까지 같은 권한으로 공개하면 문제가 달라진다.

누군가 링크를 알기만 해도 입고 값을 수정할 수 있는 구조라면 실수든 고의든 재고 숫자가 달라질 수 있다.

앱스 스크립트 웹 앱에는 본인만 접근, 같은 조직 사용자 접근, 로그인한 사용자 접근, 익명 사용자까지 접근 같은 권한 설정이 있다. 또한 배포한 사람의 권한으로 실행할지 접속한 사용자의 권한으로 실행할지도 구분한다.

그래서 재고관리에서는 조회 화면과 데이터 변경 화면을 분리해서 생각하는 것이 안전하다.

가령 매장 현황을 보여주는 화면은 필요한 직원에게 넓게 열어 두되, 입고 등록 화면은 실제 담당자 계정에서만 접근하도록 좁힐 수 있다.

특히 ‘누구나 접근’ 설정은 편하기는 하지만, 시트에 거래처나 내부 매출 자료처럼 외부에 공개하면 곤란한 정보가 섞여 있다면 피하는 편이 좋다.

공개 전에 한 번은 다른 계정이나 로그아웃 상태에서 직접 접속해 보는 것도 필요하다. 만든 사람 계정에서는 권한이 충분해서 정상적으로 보이는데 다른 사람에게는 오류가 나는 경우가 있기 때문이다.

 

4. 영수증 촬영으로 입고 등록하면 입력 작업을 크게 줄일 수 있다

재고관리에서 은근히 귀찮은 일이 물건이 들어올 때마다 품목명과 수량을 직접 입력하는 것이다.

여기에 광학 문자 인식(OCR)과 이미지 분석을 붙이면 스마트폰으로 영수증이나 거래명세서를 촬영한 뒤 품목과 수량을 추출하는 방식으로 만들 수 있다.

흐름은 단순하다.

휴대폰에서 입고 등록 화면을 열고 영수증을 촬영한다. 이미지 내용을 인공지능이 분석해 품목과 수량 후보를 정리한다. 사용자가 결과를 확인한 뒤 저장하면 구글 시트의 입고 데이터가 추가되고 현재 재고가 다시 계산되는 구조다.

다만 여기서는 자동 인식 결과를 곧바로 저장하도록 만드는 것보다 사람이 한 번 확인하고 저장하도록 만드는 편이 낫다.

영수증 품목명이 시트에 등록된 이름과 다를 수도 있고 ‘컵홀더 1박스’를 실제 재고 단위에서는 1,000개로 관리할 수도 있기 때문이다.

글자가 흐리거나 접힌 영수증, 수기로 적힌 거래명세서도 오인식 가능성이 있다. 자동화가 입력 시간을 줄여주는 건 맞지만 마지막 확인 과정까지 없애면 오히려 나중에 재고 숫자를 맞추느라 더 오래 걸릴 수 있다.

 

5. 제미나이 API 키는 코드에 그대로 넣지 않는 게 중요하다

영수증 이미지를 제미나이로 분석하려면 제미나이 응용 프로그램 인터페이스(API)를 연결하는 방식도 사용할 수 있다.

여기서 가장 주의할 부분이 API 키다.

API 키를 HTML이나 공개 코드 안에 그대로 넣으면 안 된다.

특히 웹 브라우저에서 실행되는 HTML과 자바스크립트 안에 키를 넣으면 접속자가 이를 확인할 가능성이 생긴다. 구글 역시 실제 서비스에서는 민감한 키를 서버 쪽에서 관리하고 클라이언트 코드에 노출하지 않는 방식을 권장한다.

앱스 스크립트를 사용할 경우에는 프로젝트 코드에 문자열로 직접 적어 놓기보다 스크립트 속성을 활용해 설정값을 분리하는 방법을 고려할 만하다. 앱스 스크립트의 속성 서비스는 프로젝트별 키와 값을 저장할 수 있다.

2026년 8월에는 한 가지 더 볼 부분이 있다.

구글은 새로 만드는 제미나이 API 키를 인증 키 방식으로 전환하고 있고, 기존 표준 키는 2026년 9월부터 사용할 수 없도록 변경할 예정이다. 오래전에 만든 키를 계속 쓰고 있다면 현재 키 유형을 확인하는 편이 좋다.

무료 사용량도 고정 숫자로 생각하지 않는 게 좋다. 모델과 계정, 요금 정책에 따라 할당량이 달라질 수 있기 때문이다. 실제 매장에서 계속 사용할 예정이라면 구글 인공지능 스튜디오에서 현재 사용량과 결제 설정을 다시 확인하는 것이 안전하다.

 

6. 휴대폰 홈 화면에 추가하면 작은 재고 앱처럼 쓸 수 있다

웹 앱까지 만들었다면 매번 주소를 찾아 들어가는 것도 번거롭다.

스마트폰 브라우저에서 대시보드를 열고 홈 화면 바로가기로 추가하면 사용 방식이 훨씬 단순해진다. 출근해서 재고를 볼 때도 아이콘만 누르면 되고 물건이 들어왔을 때 입고 등록 화면으로 바로 이동할 수 있다.

이때 대시보드 안에 입고 등록 버튼을 만들어 별도의 입고 웹 앱 주소와 연결해 두면 동선이 짧아진다.

개인적으로 이 방식의 장점은 ‘앱을 하나 개발했다’는 데 있지 않다고 본다. 기존에 쓰던 구글 시트를 그대로 데이터 저장소로 두고 직원이 필요한 화면만 단순하게 꺼내 쓸 수 있다는 데 있다.

반대로 단점도 분명하다.

품목이 아주 많거나 여러 매장이 동시에 데이터를 자주 수정하는 환경, 바코드·발주·판매 시점 관리까지 한꺼번에 필요한 규모라면 전문 재고관리 프로그램이 더 적합할 수 있다.

구글 시트 방식은 소규모 매장이나 개인사업자가 현재 사용 중인 시트를 크게 바꾸지 않으면서 반복 입력을 줄이는 쪽에서 특히 잘 맞는다.

 

마치며

구글 시트 재고관리 자동화에서 먼저 볼 것은 화려한 화면이 아니다. 데이터 구조와 조회·수정 권한을 제대로 나누는 것이 먼저다.

그 위에 재고 부족 품목 조회, 영수증 촬영 입고, 모바일 바로가기를 차례로 붙이면 단순한 스프레드시트가 실제 현장에서 쓰기 편한 관리 화면으로 바뀐다.

특히 2026년 8월 현재는 제미나이 시트 기능의 이용 가능 요금제와 API 키 정책이 예전과 달라진 부분이 있으니, 그대로 따라 만들기 전에 자신의 구글 계정에서 사용 가능한 기능과 앱스 스크립트 배포 권한, API 키 유형부터 한 번 확인해 두는 편이 좋다.